Una política de uso de la IA en la empresa es un documento interno de dos a cuatro páginas que indica a los equipos qué herramientas de IA usar, qué datos no introducir nunca en ellas y qué debe revisar una persona. En una pyme agroalimentaria, protege sobre todo sus tarifas, sus recetas y sus menciones de etiquetado.
Este artículo ofrece una plantilla en ocho artículos, pensada para una empresa del sector, con lo que hay que escribir en cada uno y un ejemplo de redacción. La versión completa, lista para rellenar, se puede descargar en Word. También explica cuándo la política debe pasar por los representantes de los trabajadores y lo que no resuelve.
Para recordar
una política de uso de la IA cabe en ocho artículos: ámbito, herramientas autorizadas, datos prohibidos, usos fomentados, revisión humana, responsable de IA, formación, revisión. En el sector agroalimentario, dos artículos pesan más que en otros: la lista de datos que nunca deben introducirse (condiciones comerciales, recetas, resultados de auditoría) y la revisión obligatoria de toda mención de etiquetado. Ninguna ley impone la política, pero en Francia pasa a ser vinculante para los empleados una vez anexada al reglamento interno, tras el dictamen del comité social y económico.
Política de uso de la IA en la empresa: qué regula y qué no es
La política de uso de la IA se dirige a las personas, no a los sistemas. Fija las normas de conducta de cada uno ante las herramientas de IA, tanto si las proporciona la empresa como si un empleado las instala en su teléfono.
| Documento | Qué regula | Quién decide | Valor para el empleado |
|---|---|---|---|
| Política de uso de la IA | El uso de las herramientas de IA por los equipos | La dirección, con el responsable de IA | Orientativo, o vinculante si se anexa al reglamento interno |
| Política informática | El material, los accesos, el correo | La dirección | Misma lógica que la política de IA |
| Reglamento interno | Disciplina, higiene, seguridad, sanciones | La dirección, tras el dictamen de los representantes | Vinculante |
| Política de gobernanza de datos e IA | Qué datos ve la IA, quién decide | La dirección | Interna, no regula conductas individuales |
Si ya tiene una política informática, añádale simplemente un capítulo sobre IA.
IA en la sombra: por qué una pyme agroalimentaria la necesita ahora
La IA en la sombra es la IA usada sin que la empresa lo sepa ni la haya regulado. En una pyme agroalimentaria adopta formas muy concretas. Un comercial pega en un asistente en línea la tabla de condiciones negociadas con una cadena para preparar una reunión. Una persona de administración de ventas pide que le reformulen un correo sobre un litigio que contiene el nombre y los datos de contacto del cliente.
Ninguno de estos gestos es malintencionado. Todos sacan de la empresa datos que nunca decidió compartir. Las fichas prácticas publicadas en Francia por France Num, la CPME y la CNIL lo recuerdan: los contenidos introducidos en herramientas de consumo pueden servir para entrenar los modelos, y conviene no incluir en ellas datos confidenciales, personales o estratégicos (ficha 4, precauciones, en francés).
Prohibir en bloque no funciona: los usos pasan a los teléfonos personales y se vuelven invisibles. La política, en cambio, designa las herramientas seguras y traza una frontera clara alrededor de lo que no debe salir.
Plantilla de política de IA para la pyme agroalimentaria: los 8 artículos
Cada artículo indica lo que debe contener y propone una redacción de partida, que debe adaptar a su empresa.
1. Objeto y ámbito
Este artículo establece a quién se aplica la política y qué herramientas abarca. Debe incluir a todo el personal, trabajadores temporales y becarios incluidos, y todas las herramientas de IA: las que proporciona la empresa, pero también los servicios gratuitos usados a título personal con fines profesionales.
Ejemplo de redacción: «La presente política se aplica a toda persona que trabaje para la empresa y a toda herramienta de inteligencia artificial utilizada en el trabajo, la proporcione o no la empresa.»
2. Herramientas autorizadas y prohibidas
Enumere por su nombre las herramientas autorizadas, con la cuenta que debe usarse: versión empresarial del asistente elegido, agentes conectados al ERP, traductor validado. Cualquier herramienta que no figure en la lista requiere el visto bueno del responsable de IA. Incluya esta lista en un anexo.
Ejemplo de redacción: «Solo las herramientas enumeradas en el anexo 1 pueden usarse con datos de la empresa. Toda solicitud de inclusión se dirige al responsable de IA.»
3. Datos que nunca deben introducirse en una herramienta de consumo
Es el artículo más importante, y el que debe ser más concreto. Una lista genérica no basta: nombre los datos de su sector.
- Las tarifas, descuentos y condiciones negociados con cada cadena o distribuidor.
- Las recetas, formulaciones, fichas técnicas y rendimientos.
- Los precios de compra y los contratos con proveedores.
- Los resultados de auditoría (IFS, BRC, controles oficiales) y las no conformidades.
- Los datos personales de clientes, empleados y candidatos.
Ejemplo de redacción: «Ningún dato incluido en la lista del anexo 2 puede introducirse, pegarse o cargarse en una herramienta de IA no autorizada, aunque esté parcialmente anonimizado.»
4. Usos fomentados
Una política que solo prohíbe acaba eludiéndose. Indique lo que la IA puede hacer: reformular un correo sin datos de clientes, traducir para la exportación una ficha de producto ya pública, preparar el guion de una presentación, resumir un texto normativo.
5. Revisión humana obligatoria
El principio general: la persona que usa la IA sigue siendo responsable de lo que produce. En el sector agroalimentario, este artículo debe nombrar los contenidos que nunca salen sin revisión de la persona competente: toda mención de etiquetado, la lista de ingredientes y alérgenos, las declaraciones nutricionales, las respuestas a una reclamación de calidad. El reglamento europeo sobre información alimentaria hace responsable al operador de la información facilitada al consumidor, alérgenos incluidos (Reglamento 1169/2011).
Ejemplo de redacción: «Ninguna mención destinada al etiquetado o a la información del consumidor puede producirse con una herramienta de IA sin la validación escrita del departamento de calidad.»
6. Papel del responsable de IA y notificación
Designe al responsable de IA e indique para qué sirve: mantener la lista de herramientas, responder a las preguntas, recibir las notificaciones. Prevea sobre todo qué hacer en caso de error, por ejemplo un dato sensible pegado por descuido. Un empleado que teme una sanción no notifica nada.
Ejemplo de redacción: «Toda introducción por error de un dato del anexo 2 se comunica sin demora al responsable de IA. Una notificación espontánea no da lugar a sanción.»
7. Formación de los equipos
Desde el 2 de febrero de 2025, el reglamento europeo de IA exige a las empresas que usan IA tomar medidas para que sus equipos sepan utilizarla (artículo 4). Una sesión de una hora a la llegada y una actualización anual bastan en la mayoría de las pymes. Guarde constancia.
Ejemplo de redacción: «Todo usuario de una herramienta autorizada recibe formación sobre su uso y sobre la presente política. La empresa conserva la lista de las formaciones impartidas.»
8. Revisión y sanciones
Las herramientas cambian rápido: prevea una revisión al menos anual, y cada vez que se autorice una nueva herramienta. Para las sanciones, remita al reglamento interno si la política está anexada a él; si no, la política sigue siendo un documento de buenas prácticas.
Ejemplo de redacción: «La política se revisa cada año por la dirección y el responsable de IA. Su incumplimiento puede dar lugar a las sanciones previstas en el reglamento interno.»
Descargue la plantilla completa de política de IA
La versión lista para rellenar de esta plantilla: los 8 artículos redactados, los campos que completar resaltados y anexos pensados para una pyme agroalimentaria.
Síntesis: lo que protege cada artículo de la política
| Artículo | Qué protege | Ejemplo agroalimentario |
|---|---|---|
| 1. Ámbito | Evita las zonas grises | El temporal de administración de ventas también está incluido |
| 2. Herramientas autorizadas | Los datos solo van a herramientas controladas | Versión empresarial del asistente, agente conectado al ERP |
| 3. Datos prohibidos | Su ventaja comercial y sus recetas | Condiciones negociadas con una cadena |
| 4. Usos fomentados | La adopción, en lugar de la elusión | Traducir una ficha de producto para la exportación |
| 5. Revisión humana | La seguridad del consumidor | Lista de alérgenos de una nueva referencia |
| 6. Responsable y notificación | La reacción rápida ante un error | Una tarifa pegada por descuido |
| 7. Formación | El cumplimiento del reglamento europeo | Sesión a la llegada de cada empleado |
| 8. Revisión | Una política que sigue a las herramientas | Actualización al llegar un nuevo agente |
Normas de uso de la IA y reglamento interno: ¿hay que consultar a los representantes de los trabajadores?
Tiene dos opciones. La política simple es un documento de buenas prácticas difundido por la dirección: rápida de implantar, pero sin alcance disciplinario. La política anexada al reglamento interno pasa a ser vinculante para los empleados: su incumplimiento puede sancionarse.
El derecho laboral varía según el país; así funciona en Francia. En el segundo caso, se aplica el procedimiento del reglamento interno. El documento debe someterse al dictamen del comité social y económico, y después cumplir las formalidades de publicidad y de remisión a la inspección de trabajo previstas en el artículo L1321-4 del Código de Trabajo francés. Sin estos pasos, la política no es vinculante. El reglamento interno solo es obligatorio a partir de 50 empleados; por debajo, la política simple sigue siendo la vía más habitual.
Nuestro consejo para una pyme que empieza: comience con una política simple, déjela funcionar seis meses y después anexe la versión consolidada al reglamento interno.
Lo que una política de uso de la IA no hace
No protege sus datos por sí sola. Una norma escrita no impide un copiar y pegar. Necesita herramientas autorizadas realmente disponibles y accesos a los datos limitados.
No sustituye a la gobernanza de datos. Decidir qué datos abrir a un agente de IA, y a quién, es una decisión de la dirección, no una cuestión de conducta individual. La política es una etapa de ella, no el todo.
No es asesoramiento jurídico. Esta plantilla es un punto de partida. Pida a un abogado o a su asesor que revise la versión anexada al reglamento interno.
Redactar su política de uso de la IA en 3 pasos
Haga inventario de los usos antes de escribir. Pregunte a cada departamento qué herramientas de IA usa y para qué, sin buscar culpables. La política debe responder a los usos reales, no a usos imaginados.
Redacte breve, con ejemplos de su sector. De dos a cuatro páginas, ocho artículos y dos anexos: la lista de herramientas autorizadas y la lista de datos prohibidos.
Preséntela en una reunión y después forme. Una política enviada por correo no se lee. Treinta minutos por departamento, con los ejemplos del artículo 3, bastan.
Preguntas frecuentes sobre la política de uso de la IA en la empresa
¿Es obligatoria una política de uso de la IA en una pyme?
No, ningún texto la impone como tal. Pero el reglamento europeo de IA ya exige a las empresas que usan IA formar a sus equipos, y el RGPD obliga a proteger los datos personales. La política es la forma más sencilla de demostrar que estas obligaciones se cumplen, y de proteger datos que la ley no cubre, como sus tarifas o sus recetas.
¿Hay que consultar a los representantes de los trabajadores para implantar una política de IA?
En Francia, sí si la política se anexa al reglamento interno, porque sigue entonces el mismo procedimiento: dictamen del comité social y económico, publicidad, remisión a la inspección de trabajo. Una política simple de buenas prácticas, sin alcance disciplinario, no lo exige. Compruebe las normas equivalentes en su país.
¿Se puede prohibir ChatGPT en la empresa?
Sí, el empresario puede restringir el uso de una herramienta en el trabajo, siempre que la restricción esté justificada por la protección de la empresa y sea proporcionada al fin perseguido. En la práctica, una prohibición total desplaza los usos a los teléfonos personales. Es mejor autorizar una versión empresarial, que ofrece más garantías sobre los datos, y prohibir las versiones de consumo para los datos sensibles.
¿Quién redacta la política de IA en una pyme sin abogado?
La dirección, con el responsable de IA y un representante de cada departamento que usa la IA. Partir de una plantilla, como la de este artículo o el modelo gratuito del cantón de Ginebra, ahorra la mayor parte del tiempo. Una revisión por un abogado o un asesor solo es realmente necesaria para la versión anexada al reglamento interno.
¿Qué hacer si un empleado ya ha pegado datos sensibles en un asistente en línea?
Empiece por identificar qué se introdujo y en qué herramienta, y después borre la conversación si la herramienta lo permite. Si se trata de datos personales y la fuga supone un riesgo para las personas, el RGPD obliga a notificarlo a la autoridad de protección de datos en un plazo de 72 horas. En cualquier caso, aproveche el incidente para completar el artículo 3 de la política.
Para ir más lejos
La política de uso de la IA es el paso 5 de nuestra hoja de ruta de gobernanza de datos e IA en la pyme agroalimentaria, que detalla también el mapa de datos, el papel del responsable y la elección de herramientas. Para entender por qué un asistente de consumo y un agente conectado a su ERP no requieren las mismas normas, lea nuestro artículo sobre la diferencia entre IA generativa y agentes de IA, y antes de elegir una herramienta, vea cómo elegir un proveedor de IA.
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